おすすめの訪問看護ソフト(システム)をランキング比較でご紹介!【レセプト請求や業務の記録に人気の電子カルテ】

訪問看護ソフトは「現場で簡単に使用できる!」という操作性も大事

公開日:2019/06/15  最終更新日:2019/07/05

介護事業を行っていく上では、現場での情報の記録が重要となります。

これは利用者の状態を把握するだけでなく介護報酬を受け取る際にも必要なものです。

このため記録をアシストするソフトウェアの導入は必需品ですが、ソフトウェアにもさまざまな種類のものがあるのです。

 

介護事業を行う際のポイントとその種類

介護事業といってもいくつかの種類があります。また利用者は介護認定(要介護度)に応じて受けられる補助やサービスの範囲や量、負担金額の上限が変わってきます。このため認定に応じて適切に利用者に、必要なサービスが提供される必要があります。

介護サービスの種類は訪問系と通所系、それに施設系があります。 訪問系サービスでは訪問介護のほか、訪問看護、訪問入浴、訪問リハビリテーション、居宅療養管理指導など、また通所系では、通所介護(デイサービス)や、通所リハビリテーション(デイケア)があり、施設系としては介護施設の他、短期入所生活介護や短期入所療養介護(ショートステイ)、施設へ入所する老人ホームなどが含まれます。

施設を必要とするものは、事業として行うのにはややハードルも高く設備投資も必要になりますが、訪問系の事業は資格を有した職員が利用者宅を訪問し、介護のお手伝いや医師から指示を受けた処置をするので、定められた設備を有する事業所が必要となるものの、比較的参入がしやすいといえます。

しかし施設と異なり現場に直接出向く訪問事業では介護事業で必要とされる情報の記録が難しく、そのため専門の記録ソフトを導入することが事業を効率化する上では欠かせません。

 

訪問看護ソフトに求められるもの

介護事業は訪問看護に限らず、公的保険制度を利用する場合には提供したサービスなどの情報の記録を行わなければなりません。しかし、情報の記録という作業は慣れていない人からすれば負担の大きなものであり、また時間も必要になります。このような事から、作業効率が下がる原因になりますし、現場で働く職員にとっては、モチベーションが下がる厄介な作業です。

施設であれば施設内で適宜カルテを持ち歩いて記録を取れば良いのですが、訪問看護ではカルテを容易に事業所外に持ち出すことが難しく、その上(多くの場合)、訪問職員が一人で現地に赴き、限られた時間内で作業を行うことになります。訪問時間内で記録を仕上げることは難しく、結局事業所に帰って、現場でとったメモをもとに記録を再入力している訪問看護事業所が多いのが現状です。

このため訪問看護事業では、これら「情報の記録」というのはひとつの事業を継続する上での障害となります。これらの障害を取り除くためにも、訪問先でも入力できる専門の記録ソフト導入を検討したいところです。記録ソフトは現場である程度記録することを想定して、可能な限り操作が簡単であること、そして訪問ごとに作成・保管が必要な「記録書Ⅱ」を作成する際に同じ情報の転記が不要であることが重要です。

 

訪問看護ソフトを導入する理由は

介護事業のほとんどは介護保険による報酬が収入の多くを占めています。保険報酬がないサービスであれば、情報の記録は厳密に行う必要もありませんし、利用者から支払われる利用料金で運営することになるものです。

しかし、保険請求をする以上はサービスの内容やその時間などを確実に記録しなければなりません。たとえ多少の不備がありながら運よく請求できたとしても、実地指導の際にその不備が見つかると、保険者に加算分の料金を返還・再請求しなければならないだけでなく、利用者にも自己負担分を返還もしくは請求しなければならず、膨大な業務が発生します。

訪問看護ソフトを導入していない場合には、手書き・手入力の帳票をひとつひとつ確認しなければなりませんが、専門の訪問看護ソフトを導入すると、それらの確認が容易になるメリットがあります。費用としてはそれほど大きくなく、またクラウドタイプのサービスであれば施設にサーバーを設置することなく、スマートフォンやタブレットなどでも利用することが可能です。

いずれにしても訪問看護ソフトを導入することで事務の作業効率を高めることができますし、また事業の管理もしやすくなるといったメリットがあるため多くの事業者で訪問看護ソフトの導入が行われはじめています。

 

訪問看護ソフトに求められる機能

訪問看護ソフトに求められる機能としては、介護保険報酬を請求するための請求機能やサービスを提供したことを記録する機能、利用者の個人情報管理機能も含まれます。ソフトでは利用者の個人情報や日々の訪問記録を元にデータが蓄積されることで、報酬の請求金額や点数がある程度自動的に算出されます。

また訪問職員情報も加わるので、勤怠管理や給与管理なども行えます。このようなことから、訪問看護ソフトを導入することで事業を効率化することが可能です。 一方で実際の看護には関係のないものとしては、統計機能等も搭載される場合もあります。現在の利用者数や新規受入数、介護保険と医療保険の比率など、事業が上手く行っているのか、利益を得ているのかを把握できる機能も多く、メリットがあるものといえます。

 

訪問看護ソフトで選ぶポイントは操作性

訪問看護ソフトの場合には、利用者の状況や提供したサービスについて正確に記録することが求められます。正確に情報を記録する最善の方法は、サービスを提供したその都度に記録していくことが重要です。

このような理由から訪問看護ソフトで求められるもののひとつに操作性が良く簡単であることがあげられます。現代ではスマートフォンやタブレットなど携帯できる端末が安価に普及しており、これらに訪問看護ソフトが利用できるようにしておけば、現場でも簡単に情報の入力が可能です。

特に事務所に戻らなくても報告が出来るので、サービスを提供したらそのまま帰宅するということもでき、移動時間の短縮にもなるため職員の負担を軽減することができます。

しかし、スマートフォンやタブレットなどは画面を触って操作しなければなりません。この為いかに必要とされる情報が入力しやすいかがポイントになります。操作性が悪いと作業効率を低下させるだけでなく、情報の入力をしないといったことにもなりかねません。実際に現場の職員に使ってもらって評判の良いものを選ぶことが重要です。

介護事業にはさまざまなサービスがありますが、介護保険などの保険請求を収入の柱とする場合には、適切な事務処理をしなければなりません。この事務処理のためにも訪問看護ソフトの導入は操作性を重視したものにすることが大切です。

 

ソフトウェアを導入するまでの流れ

訪問看護をサポートするソフトは多くありますし、機能もさまざまです。導入する際には資料請求をして自身が求めるサービスが含まれているか確認することが大事です。特に事業システムの一部となり長期にわたって利用するため、間違った導入は効率を悪化させる原因になるので慎重に行わなければなりません。

資料請求で条件にあったものがあれば、まずは現場スタッフに実物を見てもらってから導入することが大事です。 職員に実際に触って、使ってもらい評価してもらうことで、職員がストレスなく使えるソフトを導入することができます。

それらを元にソフトウェア導入にかかる見積もりをしてもらい金額に納得すれば導入となります。ここでの見積もりは導入費用だけでなく想定した運用年数や総職員数に掛かる総費用を算出してもらうことが大事です。特に導入費用が安くてもオプション費用が高いといったこともありますし、ソフトを操作する全員分のID数を考慮すると、思っていたよりも費用が高くなる可能性がありますので、その点は注意しなければなりません。

いずれにしても、コストも重要ですが、やはり情報を入力することになる職員にとって使い勝手の良い訪問看護ソフトであると判断したものを選ぶのが、トラブルを避ける上では重要な要素です。