おすすめの訪問看護ソフト(システム)をランキング比較でご紹介!【レセプト請求や業務の記録に人気の電子カルテ】

訪問看護ソフトでできることとは?その機能について

公開日:2019/05/15  最終更新日:2019/05/30

訪問看護ソフトではその機能として色々なものが盛り込まれているのが一般的です。

基本的な機能としては、日々の訪問看護記録の入力・作成、介護報酬や診療報酬の請求に関するデータの作成、訪問看護計画書や報告書などの帳票作成があります。

 

医療保険と介護保険の2つに関係するデータや帳票を作成できる

要介護認定を受けた方への訪問看護サービスの場合、居宅介護支援事業者が作成するケアプランに基づいた訪問看護計画を作成しなければなりません。その計画書作成に関する機能や、実際に提供したサービスに対する介護報酬の請求データについても、同様にこの訪問看護ソフトで作成できるのが一般的となっています。 介護保険以外にも、医療保険において請求を行う訪問看護療養費や各種加算の請求についても、このソフトによりレセデータの作成がなされます。

また、作成できるのはお金に関するものだけではありません。日々の訪問看護記録と連動する形で、訪問看護計画書や主治医への訪問看護報告書も作成できるようになっていて、書類作成の省力化が達成されるようになっています。 むしろこうした対応ができるものでなければ、実際に役に立ちません。

したがって開発業者はこのサービス提供~請求までの一連の流れをよく把握し、その特徴をうまく盛り込んだシステムを作成して提供することが求められます。介護保険と医療保険の制度の違いも網羅している必要があり、報酬改定時はシステムを随時変更・更新しなければなりません。報酬改定後、すぐにそれらの変更内容に則った請求や帳票作成ができるかどうかも問われます。

加えて、訪問看護の場合は利用者に適用される保険が契約期間中に変更となる場合があります。たとえば現在要介護認定を受けている場合でも、月半ばで一定期間だけ医療保険での請求に切り替わるケースもあります。それらへの対応も必要になるため、各制度に対応していて、間違いなく保険区分を切り替えられるソフトでありかつ、帳票類も簡単に作成できるものを選びたいですね。

 

介護保険から医療保険に切り替わるときへの対応

患者が要介護認定を受けている場合には、原則的に介護保険制度での介護報酬を算定します。このとき、事業者はケアマネジャーとの連携をする必要があり、請求は介護報酬制度に基づいて行う必要があります。したがって、訪問看護ソフトはこうした制度に基づいた帳票類作成、請求ができることが求められます。

一方、医療保険適用の患者(要介護認定を受けていない方、もしくは別表7・8に該当する方 等)への請求については、訪問看護療養費という形で行います。それらに関する帳票も、適正かつもれなく作成できることが必須です。入力内容が適切に反映され、さらに正しく帳票として出力ができ、ある程度印刷も可能であることが求められます。

注意すべき点としては、前項でも述べた通り要介護認定を受けている患者であっても、場合によっては医療保険での請求に切り替わるケースがあることです。具体的には、診断により別表7・8の疾病や状態に当てはまるケースです。たとえば脳血管障害や末期のがんなどの場合、その患者が要介護認定を受けていても、介護保険ではなく医療保険が適用となります。医療保険適用の請求になるため、介護保険証に加えて健康保険証の確認が必要となるなど、現場の職員が追加で対応しなければならないこともあります。必要な情報を忘れずに確認・保管できているかどうかを確認できるソフトだと安心です。

 

実際に帳票作成まで可能かどうかを確認すること

介護保険にしても医療保険にしても、それぞれ請求のルールが決まっています。そのルールのもとで請求業務を行わなければなりません。しかし、ただ単にその書類ができればいいという訪問看護ソフトの導入では、事業所が求めている業務の効率化・省力化までうまく行き着かない恐れがあります。日々の訪問看護記録データと計画書や報告書といった帳票類の項目とがうまく連携できていることや、ソフトの開発業者が訪問看護の制度全般の知識を持っていること、かつそれらの対応ができていることが重要です。タブレット端末でも帳票作成ができると、より使い勝手が良いかもしれません。それらが揃ってはじめて、実際に現場で利用する訪問看護事業者の職員の理解が得られるのです。つまり、業務の効率化や省力化を図る上で必要なことが、そのシステムで適正にできるかどうかを確認する必要があります。

また、加算など細かなルールが介護保険にも医療保険にも設けられています。

患者の状況や実際に行った訪問看護の内容によっては、こうした加算も考慮して請求をします。

特に実地指導の際には、それらに関わる記録がしっかりと残されているかどうかが問われますし、間違いがあってはならない部分です。 さらに、それらの情報を必要な時に簡単に提示できるような使い勝手も、検討時に併せて考えたいポイントです。

 

介護保険制度下での訪問看護ソフトとケアプラン

介護保険制度では居宅介護支援事業者が作成するケアプランを基にして訪問看護を行いますので、その内容から逸脱したサービスは提供できません。その連携を図るためにケアカンファレンス、すなわちサービス担当者会議が行われます。そのときの話し合い内容を基に、提供する訪問看護サービスを検討していきます。また、ケアプランは加算なども含め訪問看護サービスに必要な単位を考慮して作成されるはずです。これらのカンファレンス内容を職員全員で参照・共有できるような訪問看護ソフトであると、患者が利用している他の介護サービスの把握や、患者それぞれのサービス利用背景がわかり便利です。

一方で、居宅介護支援事業所や他の介護サービス事業所と、すべてシステム・データでやりとりすることは難しいため、一部郵送・手渡し・FAX等で情報共有を図ることとなります。そのためソフトでできること・できないことを区別して運用する必要があります。

 

主治医からの訪問看護指示書と、主治医への訪問看護報告書について

訪問看護を行うには、必ず主治医の指示書が必要です。その指示内容に従って訪問看護を提供します。 また、この指示に対する報告は必須です。そのため月に1度、主治医への訪問看護報告書の提出が義務付けられています。さらに報告書以外にも患者の状態の変化があれば、迅速に連絡を取る必要があり、情報提供が求められます。

これらの迅速な情報共有のために、患者の状態は最新の情報を的確に把握しておく必要があります。現在の訪問看護ソフトはクラウド型が多くなっており、患者の最新の状況を職員がすぐに確認できるという利点があります。なかには訪問看護報告書に日々の訪問記録の内容が反映され、書類作成時間を短縮することもできます。ソフトの活用で情報提供を迅速に行うことで、関連機関との信頼関係を深められるという副次的な効果も見込めます。

さらに、それらの記録をわかりやすく、すぐに提示できるように保存できることは、実地指導対策にもなります。訪問看護ソフトであれば、患者ごと・期間ごとなどの条件を絞って、必要な情報を簡単に探し出すことができますので、実地指導にかかる作業の時間短縮・省力化にもつながります。

 

メンテナンスとその後のフォロー

システムは、ある程度の頻度でメンテナンスを行う必要があります。

作りっぱなしと言うことにはなりませんし、それでは導入したときだけがよくて後は使い物にならなくなります。費用対効果の観点で、導入からある程度の期間は利用し続けられるものであることが重要です。

訪問看護を行う上で、事業所を廃止しない限りは訪問看護の提供を行った記録を一定期間残さなければならないことになっています。サービスの提供終了後5年間は残すことが義務付けられていますので、その保存に適応できるようなシステムであるかどうかを十分に考慮し、訪問看護システム導入を考えていくことが重要です。

メンテナンスにより機能の拡張・改善もさることながら、報酬改定が行われた際に変更内容に合わせた変更をタイムリーに行っているか、そして適切なフォローができているかどうかも重要です。システムの改編を行ったときにはその内容を利用する訪問看護事業者に伝達し、サービス提供が継続して行われるようにしておくことも欠かせません。メンテナンスを行ったが為にサービス提供に支障が出るようでは困りますので、そのことへの配慮も必要ですね。

 

訪問看護ソフトでは請求関係が適切にできることと、法定期間中適切に情報を保存できること、メンテナンスで日々のエラーの発生を抑えられるようにすることが重要です。かつ、制度にも対応できていなければならず、適正な対応ができる業者が作るソフトでないと、運用が厳しいです。