おすすめの訪問看護ソフト(システム)をランキング比較でご紹介!【レセプト請求や業務の記録に人気の電子カルテ】

災害時などトラブルが起きた際は使えなくなる?

公開日:2019/12/15  最終更新日:2019/12/19


訪問看護事業者のICT化が進んでいる中、訪問看護ソフトを検討されている方も多いのではないでしょうか。訪問看護ソフトを検討する際にはさまざまな角度から比較・検討する必要がありますが、今回は訪問看護ソフトの災害時リスクについて触れたいと思います。

訪問看護ソフトの普及

訪問看護事業の場合、利用者の自宅で行う看護業務だけではなく、必ず記録や帳票の作成等の事務作業がともないます。手書きでこれらを行う場合、書類の枚数もさることながら、同じ内容を転記することも多いため、負担が大きく、ミスも発生しやすくなりがちです。

訪問看護ソフトを使用し記録業務を行えば、記録や帳票作成を簡単に行えるようになるため、負担を軽減できます。最近ではタブレットやスマートフォンからも使用できるクラウド型ソフトも多く、事業所外でのセキュリティ面からこれらのシステムを導入する事業所も増えてきています。訪問看護を必要する方の自宅内からでも安全に操作することができ、効率良く看護業務に取り組むことを可能としてくれます

自然災害時の情報管理

近年は大型地震や台風といった自然災害が多く不安に感じていらっしゃる方が多いと思います。そのような自然災害時でも、訪問看護事業者はサービスを必要としている利用者のもとへかけつけなければなりませんので、利用者の情報は迅速に、正しく把握し行動する必要があります。そのためその利用者の情報がいざというときに見られない、ということは避けなければなりません。

このようなトラブル時の情報管理については、一概に紙とソフトのどちらが良いとは言い切れず一長一短です。例えば、紙での保管であれば停電した際でも問題なく情報を確認できますが、災害による津波や土砂でカルテが流されてしまったり、事業所が倒壊してカルテを取り出せなかったり、という事例もあります。

ソフトの場合はどうでしょうか。実は「自社サーバー管理型」と「クラウド型」で状況は大きく異なるのです。

自社でサーバーを管理するソフトの場合

自社でサーバーを持ち管理するソフトの場合は、事業所が停電になるとサーバーも動かなくなってしまうため、情報を閲覧することができなくなります。さらに、事業所が被災しサーバー自体が破損した場合には、バックアップをとっていなければ利用者の情報をすべて失うことになります。このように、自社サーバー型ソフトは事業所自身でリスク管理をしなければならず、紙運用と同様、もしくはそれ以上に災害時リスクが大きいと言えます。

クラウド型ソフトの場合

対してクラウド型ソフトは、ソフトを提供する会社(メーカー)が所有しているサーバーを使用します。事業者はインターネットを通じて、事業所のパソコンやタブレット等の端末から、サーバーに保管された情報を遠隔で閲覧することができるという仕組みです。

クラウド型も自社サーバー型と同様、停電時に端末の充電が切れてしまったり、電源が確保できない場合は情報を閲覧できません。また、インターネット環境が無い場合はサーバーを設置しているデータセンターの情報にアクセスすること自体ができなくなってしまいます。

しかし、自社サーバー型ソフトや紙での運用と大きく異なるのは、サーバー自体が事業所とは別の場所にあるため情報自体は無事であることが多く電源とインターネット環境さえあれば情報を閲覧できるという点です。

過去の大型災害時、インターネット環境は電気や水よりも早く復旧しています。また、災害時は被災地向けに無料のWi-fiが開放されるため、それを活用することもできます。このような観点から、自社でサーバーを管理するよりもクラウド型のソフトを導入するほうが、低リスクと言えそうです。

クラウド型ソフトを使用する場合の災害対策

上記の通り、クラウド型ソフトの稼働条件は主に電源とインターネット環境の2つとなります(もちろんサーバーの問題もありますが、それは後述します)。

特に前者の「電源」に関しては、災害時用のバッテリー等をあらかじめ用意しておくなど、事前の対策である程度はカバーすることができます。

インターネット環境に関しては上述の通り災害時無料Wi-fi等がありますが、それでも不安がある場合は、在宅での治療のために「電源が必要な機器を使っている利用者」や「緊急度の高い利用者」をリストアップしたり、少ない人数でも効率的な訪問をするための手順をあらかじめ決めて印刷しておくなど、一部紙を併用する運用を考えると良いかもしれません。

導入時にはメーカー側の災害対策をヒアリングする

自社サーバー型に比べて、クラウド型のほうが災害リスクは低いとはいえ、メーカーが所有するサーバーが被害を受けた場合は、もちろんクラウド型も情報にアクセスすることができません。そのため、メーカーが所有するサーバーに対しても事前にヒアリングしておくことが重要です。

まずはサーバーが災害対策を取られた建物内に設置されているかどうかを確認しましょう。多くのメーカーはデータセンターと呼ばれる建物内にサーバーを所有しているはずです。しっかりとしたメーカーであれば、耐震などの災害対策がとられた大型データセンターにサーバーを所有していたり、災害が少ない地域のデータセンターを選択していたりと、何かしらの対策を行っているはずです。

また、万が一そのデータセンターが被災した場合でも、バックアップからデータを復旧できるよう、複数のデータセンターにサーバーを所有しているメーカーもあります。

クラウド型というだけで安心せず、しっかりメーカー側の災害対策も調査しましょう。

まとめ

紙での管理は停電時には有効。しかし災害による二次被害で紛失の可能性がある。

ソフトで管理する場合は「クラウド型ソフト」がおすすめ。

「クラウド型ソフト」使用の場合、対策として災害用の予備バッテリーや一部「紙」でのマニュアル準備も検討。

メーカー側にも災害対策をヒアリングすることが重要。

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